Hợp chuẩn hợp quy: Dịch vụ làm hợp chuẩn hợp quy A-Z

Hợp Chuẩn Hợp Quy Là Gì?

Tiêu Chuẩn Và Quy Chuẩn Kỹ Thuật Khác Nhau Thế Nào?

Muốn hiểu hợp chuẩn và hợp quy, trước hết cần phân biệt hai loại văn bản kỹ thuật:

• Tiêu chuẩn như TCVN, ISO, IEC... quy định các yêu cầu kỹ thuật được sử dụng làm cơ sở để phân loại, đánh giá sản phẩm. Việc áp dụng tiêu chuẩn về nguyên tắc là tự nguyện.
• Quy chuẩn kỹ thuật như QCVN, QCĐP quy định các mức giới hạn về an toàn, sức khỏe, môi trường mà sản phẩm, dịch vụ hoặc quá trình phải tuân thủ. Quy chuẩn có tính bắt buộc trong phạm vi áp dụng.

Hợp Chuẩn Là Gì?

Hợp chuẩn là việc đánh giá và công bố sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình hoặc môi trường phù hợp với tiêu chuẩn tương ứng. Theo Thông tư 14/2026/TT-BKHCN, công bố hợp chuẩn là hoạt động tự nguyện.

Hợp Quy Là Gì?

Hợp quy là việc đánh giá và công bố sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình hoặc môi trường phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng. Công bố hợp quy là hoạt động bắt buộc đối với các đối tượng thuộc phạm vi điều chỉnh của quy chuẩn.

Phân Biệt Hợp Chuẩn Và Hợp Quy

 

Khi so sánh hợp quy và hợp chuẩn, doanh nghiệp có thể đối chiếu theo các tiêu chí sau:

Tiêu chí	Hợp chuẩn	Hợp quy
Căn cứ	Tiêu chuẩn như TCVN, ISO, IEC...	Quy chuẩn kỹ thuật như QCVN, QCĐP
Tính chất	Tự nguyện	Bắt buộc trong phạm vi quy chuẩn
Cơ sở công bố	Kết quả chứng nhận của tổ chức chứng nhận hoặc kết quả tự đánh giá của doanh nghiệp	Chứng nhận của tổ chức chứng nhận được chỉ định hoặc công nhận; hoặc tự đánh giá theo điều kiện quy định
Hình thức	Thông báo công bố hợp chuẩn	Đăng ký công bố hợp quy
Dấu	Dấu hợp chuẩn theo quy định của tổ chức chứng nhận; không sử dụng dấu nếu chỉ tự đánh giá	Dấu hợp quy theo mẫu quy định
Mục đích	Nâng uy tín, năng lực cạnh tranh và đáp ứng yêu cầu đối tác	Đáp ứng yêu cầu pháp luật để sản phẩm được lưu thông hợp pháp

Lưu ý: Một sản phẩm có thể vừa thuộc diện hợp quy bắt buộc theo QCVN, vừa được doanh nghiệp lựa chọn hợp chuẩn theo TCVN hoặc ISO. Hai hoạt động này độc lập với nhau.

Ai Cần Thực Hiện Hợp Chuẩn Hợp Quy?

Đối Tượng Bắt Buộc Hợp Quy

Tổ chức, cá nhân sản xuất hoặc nhập khẩu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ thuộc danh mục phải quản lý theo quy chuẩn kỹ thuật có thể phải thực hiện công bố hợp quy.

Một số nhóm thường gặp gồm:

• Thiết bị điện, điện tử gia dụng và văn phòng.
• Đèn LED, thiết bị chiếu sáng.
• Ổ cắm, phích cắm, công tắc, dây và cáp điện.
• Thiết bị viễn thông, thiết bị vô tuyến và thiết bị công nghệ thông tin.
• Một số nhóm sản phẩm khác do bộ quản lý ngành quy định.

Việc một sản phẩm có thuộc diện hợp quy hay không phụ thuộc vào danh mục sản phẩm và quy chuẩn kỹ thuật hiện hành áp dụng cho sản phẩm đó.

Đối Tượng Nên Cân Nhắc Hợp Chuẩn

• Doanh nghiệp muốn chứng minh chất lượng theo tiêu chuẩn cụ thể.
• Doanh nghiệp tham gia đấu thầu hoặc xuất khẩu.
• Đơn vị có yêu cầu của khách hàng hoặc đối tác về chứng nhận theo tiêu chuẩn.
• Doanh nghiệp chưa có quy chuẩn bắt buộc nhưng muốn minh bạch về chất lượng sản phẩm.

Quy Định Mới Về Công Bố Hợp Chuẩn, Hợp Quy Theo Thông Tư 14/2026/TT-BKHCN

Những Thay Đổi Doanh Nghiệp Cần Biết

• Quản lý theo mức độ rủi ro: sản phẩm rủi ro cao được giám sát chặt hơn, trong khi sản phẩm rủi ro thấp có cơ chế linh hoạt hơn.
• Đăng ký qua Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng và nhận mã số xác nhận sau khi hoàn thành.
• Dấu hợp quy có thể được thể hiện trong nhãn điện tử của sản phẩm.
• Đối với một số phương thức chứng nhận, giấy chứng nhận có hiệu lực tối đa 05 năm nếu được giám sát theo quy định.
• Phương thức 1 và 6 không áp dụng cho sản phẩm rủi ro cao.

Điều Khoản Chuyển Tiếp

Tổ chức, cá nhân đã đánh giá phù hợp, công bố hợp chuẩn hoặc hợp quy trước ngày 25/5/2026 được tiếp tục sử dụng giấy chứng nhận và dấu đến hết thời hạn hiệu lực theo quy định, không phải thông báo hoặc đăng ký lại.

Tem Hợp Chuẩn Hợp Quy: Dấu Hợp Quy Và Dấu Hợp Chuẩn

Trong thực tế, nhiều người gọi là tem hợp chuẩn hợp quy. Theo thuật ngữ pháp lý, cần phân biệt giữa dấu hợp quy và dấu hợp chuẩn.

Dấu Hợp Quy

• Có hình dạng và kích thước theo quy định.
• Được thể hiện trực tiếp trên sản phẩm, bao bì, tài liệu kỹ thuật hoặc nhãn.
• Đặt ở vị trí dễ thấy, dễ đọc và không dễ tẩy xóa.
• Không được thiết kế theo cách có thể bóc ra và gắn lại.
• Có thể phóng to hoặc thu nhỏ nhưng phải đúng tỷ lệ và nhận biết được bằng mắt thường.
• Nếu sản phẩm thuộc nhiều quy chuẩn thì chỉ được sử dụng dấu khi đã phù hợp với tất cả quy chuẩn tương ứng.
• Dấu hợp quy có thể được thể hiện trong nhãn điện tử theo quy định.

Doanh nghiệp phải gắn dấu hợp quy trước khi đưa sản phẩm ra lưu thông và thực hiện việc theo dõi, báo cáo theo quy định.

Dấu Hợp Chuẩn

• Hình dạng và cách thể hiện do tổ chức chứng nhận quy định.
• Phải rõ ràng và không gây nhầm lẫn với dấu khác.
• Phải thể hiện số hiệu tiêu chuẩn hoặc có biện pháp truy xuất số hiệu tiêu chuẩn.
• Không sử dụng dấu hợp chuẩn nếu chỉ công bố dựa trên tự đánh giá.
• Không cấp dấu hợp chuẩn với phương thức chứng nhận 1.

Các Phương Thức Đánh Giá Sự Phù Hợp

Thông tư quy định 8 phương thức chứng nhận. Phương thức áp dụng cụ thể phụ thuộc vào quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.

Phương thức	Nội dung chính
1	Thử nghiệm mẫu đại diện kiểu, loại sản phẩm.
2	Như phương thức 1, giám sát bằng thử nghiệm mẫu lấy trên thị trường.
3	Thử nghiệm mẫu và đánh giá quá trình sản xuất; giám sát mẫu lấy tại nơi sản xuất.
4	Như phương thức 3, mẫu giám sát lấy tại nơi sản xuất hoặc trên thị trường.
5	Thử nghiệm mẫu và đánh giá quá trình sản xuất hoặc hệ thống quản lý.
6	Đánh giá và giám sát hệ thống quản lý.
7	Thử nghiệm, đánh giá theo lô.
8	Thử nghiệm hoặc giám định toàn bộ sản phẩm.

Doanh nghiệp không tự lựa chọn tùy ý phương thức đánh giá đối với hợp quy. Phương thức áp dụng được quy định trong quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.

Quy Trình Đăng Ký Hợp Chuẩn Hợp Quy

Nội dung dưới đây là quy trình chung. Hồ sơ thực tế phụ thuộc vào sản phẩm, quy chuẩn và phương thức đánh giá được áp dụng.

Quy Trình Đăng Ký Công Bố Hợp Quy

Bước 1: Xác Định Quy Chuẩn Và Phương Thức Áp Dụng

Xác định sản phẩm thuộc quy chuẩn kỹ thuật nào, mức độ rủi ro và phương thức chứng nhận tương ứng.

Bước 2: Thử Nghiệm Và Đánh Giá Hợp Quy

Thực hiện thử nghiệm tại phòng thử nghiệm được chỉ định hoặc công nhận. Tùy quy chuẩn và mức độ rủi ro, doanh nghiệp có thể thực hiện chứng nhận thông qua tổ chức chứng nhận hoặc tự đánh giá trên cơ sở kết quả thử nghiệm phù hợp.

Bước 3: Lập Bản Đăng Ký Công Bố Hợp Quy

Hồ sơ được lập theo mẫu quy định và người chịu trách nhiệm về sản phẩm ký xác nhận.

Bước 4: Đăng Ký Trên Cơ Sở Dữ Liệu Quốc Gia

Nộp bản điện tử giấy chứng nhận hợp quy hoặc báo cáo tự đánh giá cùng kết quả thử nghiệm theo quy định.

Bước 5: Gắn Dấu Hợp Quy Và Duy Trì

Gắn dấu hợp quy trước khi lưu thông sản phẩm, công khai việc công bố theo quy định và duy trì sự phù hợp trong quá trình sản xuất, kinh doanh.

Quy Trình Công Bố Hợp Chuẩn

Bước 1: Chọn Tiêu Chuẩn Và Cách Đánh Giá

Doanh nghiệp lựa chọn tiêu chuẩn áp dụng và thực hiện đánh giá bằng chứng nhận của tổ chức chứng nhận hoặc tự đánh giá.

Bước 2: Lập Bản Thông Báo Công Bố Hợp Chuẩn

Hồ sơ được lập theo mẫu quy định và người chịu trách nhiệm ký xác nhận.

Bước 3: Thông Báo Qua Cơ Sở Dữ Liệu Quốc Gia

Doanh nghiệp thực hiện thông báo và nhận mã số xác nhận đã hoàn thành theo quy định.

Hồ Sơ Cần Lưu Giữ Và Trách Nhiệm Sau Khi Công Bố

Hồ Sơ Lưu Giữ

• Khi sử dụng kết quả chứng nhận: bản chính giấy chứng nhận, hồ sơ chứng nhận, bản đăng ký hoặc thông báo công bố và thông tin xác nhận trên Cơ sở dữ liệu quốc gia.
• Khi tự đánh giá: hồ sơ tự đánh giá, mô tả sản phẩm, quy trình sản xuất, kết quả thử nghiệm, kế hoạch kiểm soát chất lượng đối với hợp quy, báo cáo tự đánh giá có chữ ký cùng các tài liệu liên quan.

Trách Nhiệm Duy Trì

• Duy trì liên tục sự phù hợp và kiểm soát chất lượng.
• Thực hiện thử nghiệm và giám sát định kỳ theo yêu cầu.
• Cung cấp tài liệu chứng minh khi cơ quan nhà nước yêu cầu.
• Xử lý sản phẩm không phù hợp theo quy định pháp luật.
• Thực hiện công bố lại khi quy chuẩn hoặc tiêu chuẩn thay đổi hoặc khi nội dung, tính năng, công dụng, đặc điểm sản phẩm thay đổi theo trường hợp phải công bố lại.

Dịch Vụ Tư Vấn Hợp Chuẩn – Hợp Quy Tại SIGROUP

Dịch vụ hợp chuẩn hợp quy của SIGROUP hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu xác định quy chuẩn, chuẩn bị mẫu và tài liệu, làm việc với phòng thử nghiệm và tổ chức chứng nhận đến lập hồ sơ và đăng ký hoặc thông báo công bố trên hệ thống.

Vì Sao Nên Sử Dụng Dịch Vụ Tư Vấn Hợp Chuẩn Hợp Quy?

• Xác định đúng quy chuẩn và phương thức đánh giá.
• Hạn chế sai sót hoặc thiếu hồ sơ.
• Hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ theo đúng yêu cầu.
• Hạn chế sai sót liên quan đến dấu, nhãn và tài liệu.
• Cập nhật các thay đổi trong quy định pháp luật.

Quy Trình Làm Việc Tại SIGROUP

1. Tiếp nhận thông tin sản phẩm, xuất xứ và mục đích sử dụng.
2. Xác định quy chuẩn, tiêu chuẩn và phương thức đánh giá.
3. Tư vấn mẫu thử và phòng thử nghiệm hoặc tổ chức chứng nhận phù hợp.
4. Lập hồ sơ, đăng ký hoặc thông báo công bố.
5. Hướng dẫn sử dụng dấu, lưu hồ sơ và duy trì sau công bố.

Chi Phí Và Thời Gian Thực Hiện

Chi phí và thời gian phụ thuộc vào số lượng mẫu, số chỉ tiêu thử nghiệm, phương thức chứng nhận, mức độ rủi ro và tình trạng hồ sơ của doanh nghiệp.

Khi yêu cầu báo giá, doanh nghiệp nên hỏi rõ chi phí đã bao gồm thử nghiệm, chứng nhận, giám sát và đăng ký hay chưa.

Những Lưu Ý Và Sai Lầm Thường Gặp

• Nhầm hợp chuẩn với hợp quy và bỏ sót nghĩa vụ hợp quy bắt buộc.
• Sử dụng quy chuẩn hoặc quy định đã hết hiệu lực.
• Thử nghiệm tại đơn vị không đáp ứng điều kiện theo quy định.
• Gắn dấu không đúng quy cách hoặc sử dụng dấu khi chưa đáp ứng đầy đủ các quy chuẩn liên quan.
• Không thực hiện công bố lại trong trường hợp phải công bố lại.
• Không lưu đầy đủ hồ sơ phục vụ thanh tra, kiểm tra.

Doanh nghiệp vi phạm quy định về công bố hợp quy, ghi nhãn hoặc chất lượng sản phẩm có thể bị xử lý theo quy định hiện hành. Mức xử phạt cụ thể cần được tra cứu theo văn bản xử phạt đang có hiệu lực tại thời điểm phát sinh vụ việc.

Câu Hỏi Thường Gặp Về Hợp Chuẩn Hợp Quy

Hợp Chuẩn Hợp Quy Có Bắt Buộc Không?

Hợp quy bắt buộc đối với sản phẩm thuộc phạm vi của quy chuẩn kỹ thuật tương ứng. Hợp chuẩn về nguyên tắc là hoạt động tự nguyện.

Hợp Chuẩn Khác Hợp Quy Ở Điểm Cốt Lõi Nào?

Hợp chuẩn dựa trên tiêu chuẩn và có tính tự nguyện. Hợp quy dựa trên quy chuẩn kỹ thuật và có tính bắt buộc trong phạm vi áp dụng.

Có Thể Tự Đánh Giá Mà Không Cần Tổ Chức Chứng Nhận Không?

Có thể trong một số trường hợp. Với hợp chuẩn, doanh nghiệp có thể công bố dựa trên tự đánh giá. Với hợp quy, việc tự đánh giá phụ thuộc vào mức độ rủi ro và quy chuẩn áp dụng, đồng thời phải dựa trên kết quả thử nghiệm đáp ứng yêu cầu.

Đăng Ký Công Bố Hợp Quy Ở Đâu?

Việc đăng ký được thực hiện qua Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng. Trong trường hợp hệ thống gặp lỗi hoặc chưa hoàn thiện, có thể thực hiện theo phương thức được cơ quan có thẩm quyền hướng dẫn.

Giấy Chứng Nhận Có Hiệu Lực Bao Lâu?

Đối với các phương thức 2, 3, 4, 5 và 6, thời hạn có thể tối đa 05 năm nếu được giám sát theo quy định. Thời hạn cụ thể phụ thuộc quy định của bộ quản lý ngành, tổ chức chứng nhận, mức độ rủi ro và đặc tính sản phẩm.

Giấy Chứng Nhận Và Dấu Cấp Trước 25/5/2026 Còn Dùng Được Không?

Còn được sử dụng đến hết thời hạn hiệu lực theo điều khoản chuyển tiếp được nêu trong tài liệu.

Tem Hợp Chuẩn Hợp Quy Có Thể Thay Bằng Nhãn Điện Tử Không?

Dấu hợp quy được phép thể hiện trong nhãn điện tử của sản phẩm theo quy định. Khi sử dụng nhãn điện tử, dấu hợp quy phải được thể hiện trong nhãn điện tử đó.

Khi Nào Phải Công Bố Lại?

Việc công bố lại có thể phát sinh khi quy chuẩn hoặc tiêu chuẩn thay đổi, nội dung bản công bố thay đổi hoặc tính năng, công dụng, đặc điểm của sản phẩm thay đổi theo trường hợp pháp luật quy định.

Liên Hệ SIGROUP Để Được Tư Vấn Hợp Chuẩn Hợp Quy

Nếu doanh nghiệp chưa chắc sản phẩm thuộc diện hợp chuẩn hay hợp quy, việc xác định đúng quy chuẩn, tiêu chuẩn và phương thức đánh giá ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế việc chuẩn bị sai hồ sơ hoặc bỏ sót nghĩa vụ cần thực hiện.

SIGROUP hỗ trợ doanh nghiệp xác định quy chuẩn, phương thức đánh giá, chuẩn bị hồ sơ và thực hiện các bước liên quan đến công bố hợp chuẩn, hợp quy.

Cơ Sở Pháp Lý Tham Khảo

Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11, được sửa đổi bởi Luật 35/2018/QH14 và Luật 70/2025/QH15; Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa số 05/2007/QH12, được sửa đổi bởi Luật 78/2025/QH15; Thông tư 14/2026/TT-BKHCN.